การทำบันทึกข้อความ [2]

 เรามาเริ่มทำบันทึกข้อความกันจริงๆ  ขอให้ดูภาพด้านบน

จากภาพด้านบนนั้น ผมตั้งค่าหน้ากระดาษใหม่แล้ว  ตามที่กำหนดไว้ คือ

Top =  3 เซนติเมตร

Left =   3 เซนติเมตร

Right  =   2 เซนติเมตร

Bottom  =   2 เซนติเมตร

ขอให้สังเกตดูลูกศรสีแดง จะเห็นว่าขอบกระดาษอยู่ที่ 0 เซนติเมตร

สำหรับสี่เหลี่ยมนั้น คือ ช่องที่เราจะพิมพ์ข้อความลงไป ซึ่งต้องทำขึ้นมาเอง  ตรงนี้เป็นข้อแตกต่างระหว่าง Publisher กับ Microsoft Word  และเป็นข้อดีของ Publisher เพราะ มันจะยืดหยุ่นในการทำงานได้ดีกว่า Microsoft Word

วิธีการสร้างช่องสำหรับพิมพ์ข้อความ เราต้องเอาเม้าส์ไปคลิกที่ Draw Text Box ที่ผมระบายสีเหลืองไว้ 

เมื่อคลิกแล้ว เม้าส์เราจะกลายเป็นเครื่องหมายบวก  เราก็มาลากเป็นสี่เหลี่ยมไว้ 2 ส่วน  ส่วนบนเอาไว้ใส่ส่วนหัว  ส่วนล่างเอาไว้ใส่เนื้อหา

ตามปกติแล้ว สี่เหลี่ยมดังกล่าวจะมองไม่เห็น คือ เวลาทำงานจะเห็น แต่เวลาคลิกเม้าส์ที่อื่นจะมองไม่เห็น แต่ผมทำให้มองเห็นไว้ก่อน  ไม่อย่างนั้น มันจะแนะนำกันไม่ได้

ช่องสี่เหลี่ยมทั้ง 2 ช่อง เราสามารถปรับได้ตลอดเวลา วิธีการก็เอาเม้าส์ไปชี้ที่เส้น  แล้วก็ลากขยายออก หรือทำให้แคบลงไป ก็ได้เลย

ต่อไปเราทำส่วนเนื้อหาก่อน ขอให้ดูภาพ

วิธีการทำก็คือ เปิดตัวอย่างที่เป็นไฟล์ Microsoft Word ของศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารขึ้นมา แล้วก็ Copy เอามาลงที่ Publisher เลย

ทำแค่นี้ก็เสร็จแล้ว ไป 1 ส่วน อันเป็นส่วนของเนื้อหา 

ต่อไปผมก็ทำจนเสร็จสิ้น แล้วโปรดดูภาพ

วิธีการก็คัดลอกลงมา แล้วก็ปรับ สำหรับตัวหนังสือที่ลอยขึ้นมา ที่ผมทำแถบสีเขียวไว้นั้น  ผมก็สร้าง Text Box ขึ้นมาใหม่ โดยให้กว้างและยาวพอกับข้อความ

แล้วก็ลากไปไว้ ณ ตำแน่งนั้น จะเห็นว่า ตัวหนังสือจะลอยขึ้นมาจากบรรทัด ดูสวยงาม

เมื่อทำเสร็จแล้ว เราก็บันทึกไว้เป็น Demo ไฟล์ เมื่อเอามาใช้งาน ก็เปิดไฟล์นี้ขึ้นมา การทำงานก็จะสะดวกสบายเป็นอย่างมาก

ในกรณีที่เรามีไฟล์เพิ่มเติมมาอีก และมีลักษณะไฟล์คล้ายกัน เราก็สามารถ Copy และไปอยู่ที่หน้าใหม่ได้เลย 

ใน 1 ไฟล์ของเราจะมีกี่หน้าก็ได้ ตามที่เราต้องการ แต่หน้าของ Publisher จะเรียงไปทางขวา ไม่เรียงเหมือนกับ Microsoft Word

ข้อดีอย่างหนึ่งก็คือ เราสามารถตั้งชื่อของแต่ละหน้าได้อีก เช่น อาจจะบันทีกข้อความเป็นเรื่อง หรือเป็นวันเดือนปี  ซึ่งตรงนี้ Microsoft Word ทำไม่ได้

การทำบันทึกข้อความ [1]

ถึงขั้นตอนนี้ เราได้ตั้งค่าหน้ากระดาษตามมาตรฐานเรียบร้อยแล้ว  ต่อไปเราจะเริ่มฝึกการทำบันทึกข้อความ

เราจะทำตามตัวอย่างบันทึกข้อความของศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ดังตัวอย่างด้านล่าง

 ปรากฏว่า ตัวอย่างของบันทึกข้อความของศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ก็ต้องกลับไปเปลี่ยนการตั้งค่าที่เป็นนิ้วให้กลับไปเป็นเซนติเมตรเหมือนเดิม

แล้วเราก็ตั้งค่าหน้ากระดาษใหม่ดังนี้ 

• Top  เราจะตั้ง 3 เซนติเมตร เพราะ บรรทัดแรกเราจะพิมพ์คำว่า “บันทึกข้อความ”
• Left เราจะตั้ง 3 เซนติเมตร ตามที่กำหนด
• Right เราจะตั้ง 2 เซนติเมตร ตามที่กำหนด
• Bottom เราจะตั้ง 2 เซนติเมตรด้วย

สำหรับที่ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร กำหนดว่า การตั้งค่าระยะบรรทัดทั้งหมดเป็น หนึ่งเท่า หรือ Single นั้น ผมไม่เห็นด้วย เพราะ สระอุอู ของบรรทัดบน จะมาซ้อนกับสระอิอีของบรรทัดล่าง

ดังนั้น ถ้าตัวอักษรเราใช้ 16 พอยน์  ระยะห่างระหว่างบรรทัดควรเป็น 22 พอยน์ คือ เป็น 120 % ของตัวอักษร

ประเด็นนี้ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารก็คงจะเห็นข้อจำกัดแล้ว จึงอนุญาตไว้ว่า “ระยะบรรทัดสามารถปรับแก้ตามความเหมาะสม”

บันทึกข้อความนี้ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารได้ทำเทมเพลตมาให้ดาวน์โหลดไปใช้งานได้เลย ดังตัวอย่างด้านล่างนี้

ขอให้สังเกต เส้นประให้ดี  จะเห็นว่า Microsoft Word นั้น  เราจะต้องพิมพ์ตัวหนังสือให้เท่ากับบรรทัด ไม่สามารถยกสูงขึ้นมาได้

ในความเป็นจริง  Microsoft Word  ยกตัวหนังสือให้สูงขึ้นมาได้  แต่ตัวหนังสือจะขนาดเปลี่ยนไป ไม่สวยงาม

เมื่อยกตัวหนังสือขึ้นสูงไม่ได้  ตัวเส้นประ ที่ใช้เส้นตีเอานั้น ก็ต้องอยู่ต่ำกว่าบรรทัด ซึ่งดูแล้ว ไม่สวยงามนัก และผิดจากความเป็นจริง

ปัญหานี้ Publisher แก้ได้ง่ายมาก

การตั้งค่าหน้ากระดาษ [2]

เรากลับมาที่การตั้งค่าหน้ากระดาษใหม่  โดยการคลิกที่ PAGE DESIGN ที่ผมระบายสีเขียว แล้วก็คลิกที่ Page Setup ที่ผมระบายสีเหลือง

หน้าจอของ Page Setup ก็โผล่ออกมาดังภาพด้านบน

ในหน้าจอ Page Setup นั้น

Page บอกขนาดของกระดาษ A4 เป็นนิ้ว หมายถึง หน้าจอที่เราพิมพ์งานเข้าไป

Layout type บอกว่า ไฟล์นี้ มีหน้ากระดาษมากกว่า 1 แผ่นได้  เราสามารถตั้งให้มีหน้ากระดาษแผ่นเดียวก็ได้  แต่การตั้งแบบนี้ สะดวกในการใช้งานมากกว่า

Target Paper size บอกว่า เราจะพิมพ์งานไปที่ขนาดไหน ตอนที่พิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ ซึ่งก็เป็นกระดาษขนาด A4

สำหรับตรงสีปูนแห้งนั้น ให้ตั้งอย่างที่ผมกำหนดไว้  ใครจะปรับเปลี่ยนเป็นอย่างอื่นภายหลังก็ได้ แต่ตอนนี้ ตั้งอย่างนี้ไปก่อน

ความแตกต่างระหว่าง Microsoft Word กับ โปรแกรม Publisher อีกอย่างหนึ่งก็คือ  Microsoft Word ถ้าเราตั้งค่าหน้ากระดาษไปแล้ว เราไม่สามารถพิมพ์ออกจากที่กำหนดไว้ได้

แต่ โปรแกรม Publisher ทำได้  ดังนั้น การตั้งค่าหน้ากระดาษนั้น เราตั้งไว้เพื่อเป็นแนวทางในการทำงานเท่านั้น 

เราจะพิมพ์ตรงไหนในหน้ากระดาษ เราสามารถพิมพ์ได้ทุกที  ขนาดนอกแนวของหน้ากระดาษ เรายังเอาอะไรไปใส่ไว้ก็ได้  ยังทำได้

ความแตกต่างระหว่าง สิ่งที่อยู่ในแนวหน้ากระดาษ กับนอกหน้ากระดาษก็คือ เวลาเราพิมพ์งานออกเครื่องพิมพ์  จะพิมพ์ได้เฉพาะที่อยู่ในขอบกระดาษเท่านั้น

ส่วนที่เก็บ หรือทดอะไรต่างๆ นั้น ไม่สามารพิมพ์ออกมาได้

สุดท้ายเลยก็อย่าลืม คลิกปุ่ม OK  ภาพที่ได้ออกมาก็จะเป็นแบบนี้ 

จะให้ว่า กล่องสี่เหลี่ยมสีฟ้านั้น เป็นไปตามเราตั้งไว้ในหน้า Page Setup

ถึงตอนนี้ เราก็ยังพิมพ์งานอะไรไม่ได้  ต้องรอการตั้งค่าอื่นๆ อีกเล็กน้อย แต่ในตอนนี้ ผมขอให้ผู้อ่านบันทึกไฟล์เอาไว้ก่อน

เพื่อว่า มีอุบัติเหตุอะไรขึ้นมา ไฟล์ที่เราทำไว้จะได้ไม่สูญหายไปไหน

ให้คลิกที่ FILE ที่มีแถบสีเขียวเข้มอยู่  หน้าจอก็จะเปลี่ยนไป เห็นเมนูยาวลงมา ให้คลิกที่ Save as หน้าต่างใหม่ก็จะออกมา ดังนี้

Current Folder  โปรแกรมแนะนำว่า ควรบันทึกไปที่ Folder นี้ คือ Folder ตำแหน่งที่อยู่ปัจจุบันของไฟล์ที่กำลังทำอยู่

Recent Folder โปรแกรมแนะนำว่า ถ้าจะย้ายไฟล์ไปอยู่ที่อื่น คือ Folder ที่เคยทำงานมาเมื่อเร็วๆ นี้

Browse โปรแกรมแนะนำว่า ให้ไป Folder อื่นๆ เลย  ถ้าเราต้องการไปบันทึกในที่ไหนๆ

ไฟล์นี้ เราจะลองบันทึกไว้ที่ Folder ปัจจุบัน ก็คลิกที่แถบสีเหลือง หน้าต่างใหม่ก็จะปรากฏขึ้นมา เป็นหน้าต่าง Save As

ให้เราตั้งชื่อไว้ว่า demo01 หรือจะใช้ชื่ออะไรก็ตามแต่จะต้องการ  ต่อไปในการทำงาน เราก็จะเรียกไฟล์นี้ ขึ้นมาทำงาน 

ไม่ต้องไปทำใหม่ อย่างที่เราทำมาทุกครั้ง